Zielone światło od prezydenta dla zmian w ustawie o VAT otworzyło drogę do obowiązkowego e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Kończy to wielomiesięczne prace legislacyjne i potwierdza, że dokumenty sprzedażowe będą powstawać w ujednoliconym formacie i trafiać do systemu państwowego. Ponadto, nadawany im będzie numer identyfikacyjny informujący o dacie wystawienia i doręczenia.
Artykuł sponsorowany
Dla firm to sygnał, że czas na wdrożenia już się kończy — w 2026 r. to będzie codzienność, a nie tylko coś co jawi się w odległej przyszłości jako widmo nadchodzących zmian.
KSeF: kto, kiedy i na jakich zasadach?
Przepisy wprowadzają obowiązek e-fakturowania w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. do KSeF wchodzą przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Dwa miesiące później — 1 kwietnia 2026 r. — zmiany obejmą pozostałych podatników. Jednocześnie dla podmiotów o bardzo niskich obrotach, których łączna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, przewidziano odroczenie terminu na koniec 2026 r. To jasny plan z wyraźnym deadlinem dla każdej grupy.
Rok przejściowy – tarcza ochronna i rozwiązania tymczasowe
Rząd przewidział, że wprowadzenie KSeF nie będzie łatwe dla przedsiębiorców. Dlatego, w 2026 r. ma być rokiem przejściowym, w którym nie będą nakładane kary za błędy popełnione przy obsłudze KSeF. Ponadto, do końca roku możliwe jest jeszcze wystawianie faktur z kas rejestrujących (m.in. paragonów z NIP), co jest szczególnie ważne dla detalistów. Co więcej, do 31 grudnia 2026 r. nie trzeba umieszczać numeru KSeF w tytule przelewu, także w przypadku mechanizmu podzielonej płatności. Wreszcie dopuszczono tryb awaryjny offline24, który umożliwia wystawianie faktur i przekazywanie ich do KSeF do jednego dnia roboczego. Te „środki bezpieczeństwa” dają więcej czasu na oswojenie się ze zmianami, ale należy pamiętać, że jest to czas na przystosowanie się do zmian i wprowadzenie nowych systemów.
Efekt domina – dlaczego MŚP muszą być gotowe wcześniej?
Od 1 lutego 2026 r. duże przedsiębiorstwa rozpoczynają obowiązkowe fakturowanie w KSeF. Jeżeli jesteś dostawcą lub podwykonawcą takich podmiotów, ta zmiana dotyczy również Ciebie. Od tego momentu będziesz musiał odbierać dokumenty za pośrednictwem systemu, aby kontynuować współpracę – nawet jeśli sam obowiązek wystawiania e-faktur obejmie Twoją firmę dopiero w kwietniu.
Od 2026 roku, KSeF stanie się standardem komunikacji w łańcuchach dostaw, a gotowość do odbioru i automatycznego księgowania dokumentów przestanie być „miłym dodatkiem”, a stanie się warunkiem sprawnej współpracy.
Fakturowanie w KSeF – od czego zacząć?
- Zacznij od mapy ścieżki faktury: powstanie zobowiązania, wystawienie faktury, nadanie numeru w KSeF, doręczenie, akceptacja, płatność, korekty i na koniec archiwizacja.
- Zdefiniuj kto wykonuje poszczególne kroki (sprzedaż, księgowość, controlling, IT) i przypisz im mierzalne SLA.
- Zadbaj o rejestrowanie zdarzeń (logi integracyjne), aby móc udowodnić swoją terminowość i poprawność działań.
- Rozdziel uprawnienia: kto tworzy faktury, kto je wysyła, kto ma prawo do korekt.
- Ustal też ścieżkę działań kryzysowych: co robimy, gdy KSeF odrzuca dokument albo status długo się nie zmienia.
Jakość danych ma znaczenie
Wysoka jakość danych ma kluczowe znaczenie i aby ją zapewnić, musisz zadbać o kilka kluczowych aspektów:
- Uporządkuj słowniki kontrahentów: upewnij się, że dane takie jak numery NIP, adresy czy terminy płatności są spójne i aktualne.
- Zacznij weryfikować dane na poziomie systemu ERP: wprowadź reguły, które uniemożliwią wystawienie faktury B2B bez numeru NIP.
- Wprowadź walidację schematów w integracji z KSeF: przed wysłaniem dokumentu do KSeF, system powinien automatycznie sprawdzić, czy jego struktura jest poprawna.
- Łącz paragony z fakturami: opracuj mechanizm, który pozwoli na automatyczne łączenie paragonów z numerem NIP z późniejszą fakturą ustrukturyzowaną w sprzedaży detalicznej.
- Prawidłowo obsługuj korekty: nie każda pomyłka wymaga anulowania faktury. Zbuduj system, który umożliwi precyzyjne korygowanie poszczególnych pozycji lub danych formalnych.
Identyfikator KSeF i płatności o czym pamiętać?
Chociaż obowiązek podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności w zakresie faktur – których płatność regulowana jest w mechanizmie podzielonej płatności (MPP), czyli kwoty VAT wpłacanej na odrębny rachunek techniczny podatnika – będzie dotyczył płatności realizowanych od 1 sierpnia 2026 r., to już dziś warto sprawdzić scenariusze, w których ten identyfikator zasila algorytmy rozliczeń.
Przeprowadzenie takich testów już teraz pozwoli Ci zredukować „otwarte pozycje” i zdecydowanie przyspieszy identyfikowanie płatności.
Organizacja trybu pracy
Brak jednoznacznych reguł zwiększa ryzyko luk w ewidencji. Dlatego przygotuj się na trzy ścieżki operacyjne:
- standardową (online),
- degradację usług (opóźnienia, ponawianie wysyłek),
- tryb awaryjny offline24.
W przypadku ostatniego trybu rola procedur jest kluczowa i aby się odpowiednio przygotować na jego wprowadzenie należy odpowiedzieć na kilka pytań:
- Kto jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji o wystawieniu dokumentu w trybie offline?
- Jak wygląda rejestr takich przypadków?
- Kiedy i kto odpowiada za dosłanie faktury do KSeF w następnym dniu roboczym?
Współpraca z biurem rachunkowym
Jeżeli korzystasz z zewnętrznej księgowości, uporządkuj dostęp do KSeF. Ustal, za jakie operacje będzie odpowiedzialne biuro (np. odbiór faktur zakupowych, weryfikacja statusów, przygotowanie korekt), a które pozostaną po Twojej stronie. Zdefiniuj kanał komunikacji w przypadku błędów lub niezgodności (np. różniących się kwot w fakturach, błędu w numerze NIP) oraz warunki umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA). Wdrożenie systemu KSeF bez określenia precyzyjnych zasad nie skończy się dobrze i doprowadzi jedynie do opóźnień w rozliczeniach.
Siedem kroków przed wdrożeniem KSeF
- Przeprowadź audyt procesu fakturowania i identyfikacji wyjątków.
- Wybierz docelową integrację (API) i przeprowadź wdrożenie walidacji schematów.
- Uporządkuj kartoteki kontrahentów i słowników produktów oraz usług.
- Pamiętaj o konfiguracji ról i uprawnień w systemach oraz w KSeF.
- Wykonaj testy end-to-end, w tym dotyczące korekt i odrzuconych faktur.
- Przygotuj plan awaryjny dotyczący degradacji, offline24 oraz ręcznych obejść.
- Przeszkól swoich pracowników i przetestuj mierniki jakości (czas doręczenia, odsetek zwrotów).
Mikrofirmy i KSeF – czekać czy wdrażać wcześniej?
Chociaż prawo daje małym przedsiębiorcom więcej czasu na wdrożenie KSeF, to współpraca z większymi firmami wymusi na nich gotowość do odbioru e-faktur i automatycznego księgowania znacznie wcześniej. W praktyce, proste i tanie integracje do odbioru dokumentów oraz obieg ich akceptacji to rozsądne minimum na I kwartał 2026 r., nawet jeśli obowiązek wystawiania e-faktur wejdzie w życie później. Brak gotowości może przełożyć się na opóźnienia w płatnościach i utratę wiarygodności w oczach kluczowych kontrahentów.
Podsumowanie – ostatni moment na świadome przygotowanie
KSeF to już nie odległy projekt, a zbliżający się standard z precyzyjnie określonym harmonogramem i jasno określonym okresem przejściowym. Firmy, które do końca 2025 roku uporządkują swoje dane, zdefiniują role, przeprowadzą testy i przygotują plan awaryjny, wejdą gładko w 2026 rok, a pozostali będą mieli o wiele trudniej. Dlatego, lepiej włożyć wysiłek w spokojny, kontrolowany start, niż później zmagać się z chaosem operacyjnym i zaległościami w korektach.