Prowadzenie rzetelnej ewidencji czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. W 2025 roku, przy rosnącej popularności pracy zdalnej i hybrydowej, tradycyjne listy obecności coraz częściej ustępują miejsca nowoczesnym rozwiązaniom online. Odpowiedni program nie tylko ułatwia dokumentowanie godzin pracy, ale też wspiera zgodność z przepisami, redukuje błędy i oszczędza czas działu kadr.
Przygotowaliśmy zestawienie 7 narzędzi, które mogą ułatwić to zadanie w różnych branżach i modelach pracy.
Artykuł sponsorowany
1. inEwi – polski system ewidencji czasu pracy
inEwi to narzędzie stworzone z myślą o potrzebach polskich firm. Pozwala rejestrować godziny pracy w chmurze, zarówno przez komputer, jak i aplikację mobilną czy terminal RCP. Umożliwia prowadzenie ewidencji czasu pracy zgodnie z polskimi przepisami i automatyzuje planowanie grafików pracy.
Najważniejsze funkcje inEwi:
- intuicyjna ewidencja czasy pracy, w tym również czasu pracy na zadaniach,
- automatyczne tworzenie grafików i raportów obecności,
- integracje z systemami kadrowo-płacowymi,
- łatwy dostęp z dowolnego miejsca.
Dzięki prostemu interfejsowi sprawdzi się zarówno w małych firmach, jak i w większych organizacjach.
2. Deputy – planowanie zmian i rejestracja czasu
Deputy umożliwia tworzenie grafików pracy, śledzenie obecności oraz komunikację z zespołem w jednym narzędziu. Popularny w branży gastronomicznej i handlu, oferuje aplikacje mobilne i automatyczne powiadomienia o zmianach w grafiku.
3. When I Work – szybkie układanie harmonogramów
When I Work to intuicyjny system do planowania i ewidencji pracy zmianowej. Pozwala pracownikom zgłaszać dostępność i wymieniać się zmianami, a menedżerom monitorować frekwencję i nadgodziny.
4. Connecteam – ewidencja czasu w terenie
Connecteam oferuje rejestrację czasu pracy z lokalizacją GPS, co jest przydatne w branżach terenowych. Poza tym zapewnia moduły do komunikacji zespołowej i przesyłania zadań pracownikom.
5. Paymo – dla firm projektowych
Paymo łączy funkcje ewidencji czasu pracy, zarządzania projektami i fakturowania. Sprawdza się w firmach usługowych, które rozliczają czas pracy w ramach konkretnych zleceń.
6. Jibble – bezpłatne RCP online
Jibble oferuje darmowy plan z podstawową ewidencją czasu pracy oraz aplikacją mobilną. Wersja płatna rozszerza możliwości o integracje z narzędziami HR i raportowanie w czasie rzeczywistym.
7. BambooHR – moduł ewidencji w systemie HR
BambooHR to rozbudowana platforma do zarządzania zasobami ludzkimi, w której ewidencja czasu pracy jest jednym z modułów. Oprócz tego pozwala zarządzać urlopami, dokumentami i procesami kadrowymi.
Podsumowanie
Wybór programu do ewidencji czasu pracy zależy od wielu czynników – od wielkości firmy, przez branżę, po sposób organizacji pracy. W firmach usługowych i handlowych kluczowe będą narzędzia do sprawnego ewidencjonowania godzin pracy i szybkiego układania grafików i obsługi zmian last minute. W branżach projektowych ważniejsza może być integracja z systemami rozliczeń i fakturowania. Z kolei przedsiębiorstwa działające w terenie docenią funkcje GPS i mobilne aplikacje.
Coraz większe znaczenie ma także zgodność narzędzia z aktualnymi przepisami prawa pracy oraz możliwość tworzenia raportów wymaganych przez instytucje kontrolne, takie jak PIP. Warto również zwrócić uwagę na łatwość obsługi – zarówno po stronie działu kadr, jak i pracowników – oraz na opcje integracji z innymi systemami kadrowo-płacowymi czy ERP.
Dobrze dobrany system nie tylko spełnia wymogi formalne, ale też wspiera efektywne zarządzanie czasem pracy, redukuje ryzyko błędów i pozwala lepiej planować zasoby w firmie. Na polskim rynku dostępnych jest wiele rozwiązań – od uniwersalnych, międzynarodowych platform po narzędzia projektowane z myślą o krajowych przepisach i specyfice lokalnych przedsiębiorstw. Warto przetestować kilka z nich, aby znaleźć to, które najlepiej odpowiada na potrzeby danej organizacji.